1. Inleiding
Deze Privacyverklaring legt in algemene termen uit hoe SignDocy ("de Dienst") persoonsgegevens verwerkt van de boekhouders en boekhoudkantoren die de Dienst gebruiken ("Klanten") en van de loontrekkenden aan wie deze Klanten documenten versturen ("Cliënten").
SignDocy wordt uitgebaat door MATT TECH, met maatschappelijke zetel te Huckerstraat 3, 9860 Oosterzele, België (ondernemingsnummer 1006.484.470; btw-nummer BE 1006.484.470). Vragen over privacy kunnen worden gestuurd naar faris.mohammed@matt-tech.be — zie ook de sectie Contact hieronder.
2. Wat SignDocy doet
SignDocy is een portaal voor het ondertekenen van loondocumenten. Een boekhouder laadt een loondocument op, de Dienst identificeert aan welke Cliënt het toebehoort, en de Cliënt ontvangt een beveiligde, verlopende link om dat document te bekijken en elektronisch te ondertekenen. Beide partijen ontvangen uiteindelijk een definitief, ondertekend exemplaar van het document.
3. Categorieën van persoonsgegevens
Afhankelijk van hoe de Dienst wordt gebruikt, kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt:
- Accountgegevens van Klanten en hun medewerkers: naam, e-mailadres en aanmeldgegevens.
- Contactgegevens van Cliënten: naam en e-mailadres, gebruikt om ondertekeningslinks en herinneringen te versturen.
- De inhoud van loondocumenten en alle persoonsgegevens die deze bevatten (bv. namen, adressen en loongerelateerde cijfers), zoals opgeladen door de Klant.
- Handtekeninggegevens: een getekende of getypte handtekeningafbeelding, vastgelegd op het moment van ondertekening.
- Technische gegevens en auditgegevens: IP-adres, browser-/user-agentinformatie en tijdstippen van belangrijke acties (bv. document verzonden, geopend, ondertekend, gedownload), bijgehouden voor beveiliging en verantwoording.
4. Waarom gegevens kunnen worden verwerkt
Gegevens worden verwerkt om de ondertekeningsworkflow uit te voeren die de Klant initieert: het aanmaken en versturen van documenten, het valideren van ondertekeningslinks, het vastleggen van handtekeningen, het versturen van herinneringsmails en het bijhouden van een audittrail van documentstatuswijzigingen.
De specifieke rechtsgrond voor elk van deze verwerkingsactiviteiten wordt hier gedocumenteerd bij de afwerking van deze verklaring.
5. Toegang en beveiliging
Toegang tot werkruimtes van Klanten vereist authenticatie, en de gegevens van elke Klant zijn afgescheiden van die van andere Klanten. Ondertekeningslinks voor Cliënten maken gebruik van een lang willekeurig token dat verloopt, in plaats van een aanmelding. Een link is niet eenmalig: tot hij verloopt kan hij meerdere keren worden geopend, en na de ondertekening blijft dezelfde link toegang geven tot het ondertekende document, zodat iedereen die een link bezit hem kan gebruiken. Opgeladen documenten en ondertekende resultaten worden bewaard in toegangsbeveiligde opslag en niet publiek gemaakt.
6. Dienstverleners
De Dienst maakt voor de werking gebruik van externe dienstverleners. Applicatiehosting en de database-/opslaginfrastructuur worden geleverd door Hostinger, in faciliteiten die zich momenteel binnen de Europese Economische Ruimte bevinden. Transactionele e-mails (bijvoorbeeld ondertekeningsverzoeken en herinneringen) worden verstuurd via het e-mailaccount dat elke Klant zelf kiest en configureert — momenteel Resend, met het eigen Resend-account en de eigen API-sleutel van de Klant; de Dienst verstuurt e-mail van Klanten niet via een eigen account. Het e-mailadres van de ontvanger, de afzenderidentiteit, het onderwerp, de berichttekst en de ondertekenlink worden voor de bezorging aan Resend doorgegeven. Resend verklaart dat het gegevens verwerkt in de Verenigde Staten, steunt op EU-standaardcontractbepalingen en deelneemt aan het EU-VS Data Privacy Framework; de voorwaarden van de Klant met Resend, waaronder de verwerkingsvoorwaarden en doorgiftewaarborgen, worden tussen de Klant en Resend overeengekomen. Mogelijk worden andere of bijkomende dienstverleners ingeschakeld om de Dienst te laten werken.
7. Bewaartermijn
Specifieke bewaartermijnen voor accountgegevens, documentinhoud, handtekeninggegevens en auditlogs worden hier gepubliceerd bij de afwerking van deze verklaring.
8. Rechten van betrokkenen
Personen van wie persoonsgegevens via de Dienst worden verwerkt, kunnen rechten hebben onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder het recht op inzage, correctie of verwijdering van hun persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
Om uw gegevensbeschermingsrechten uit te oefenen, of om een vraag te stellen over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via faris.mohammed@matt-tech.be. SignDocy wordt door meerdere klantorganisaties gebruikt om documenten namens hen te verwerken; wanneer uw verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die voor een van die organisaties worden verwerkt, kan het nodig zijn uw verzoek door te verwijzen naar, of samen met, die organisatie te behandelen voordat het kan worden afgerond.
9. Contact
Vragen over privacy, met inbegrip van verzoeken om gegevensbeschermingsrechten uit te oefenen, kunnen worden gestuurd naar faris.mohammed@matt-tech.be. Er is momenteel geen afzonderlijke functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.
10. Wijzigingen aan deze verklaring
Deze verklaring kan worden bijgewerkt naarmate de Dienst en de bijhorende documentatie inzake gegevensbescherming evolueren. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina geeft de meest recente herziening weer.